Wanneer je facturen stuurt aan een persoon of aan een bedrijf moet je daar een reden voor hebben. Juridisch gezien moet je je afvragen op grond waarvan je een factuur mag sturen.
Dat is ook logisch: ik kan niet zomaar mijn buurman een factuur sturen omdat ik daar zin in heb. Er moet een reden aan ten grondslag liggen. Vaak wordt deze grondslag gevonden in een overeenkomst.
Overeenkomst
In een overeenkomst (of contract zo je wilt) worden de wederzijdse prestaties van partijen vastgelegd. Jij moet bijvoorbeeld iets leveren en de andere partij moet daarvoor betalen. Wanneer vervolgens de debiteur jouw rekening niet betaalt en je moet hiervoor een procedure voeren dan zal de rechter je vragen wat de grondslag van de vordering is. Jij kan dan aanvoeren dat de debiteur en jij een overeenkomst hebben gesloten en dat dat de grondslag is op grond waarvan jij nu betaling vordert van de debiteur.
Bewijs
In het recht geldt als hoofdregel: ‘wie stelt moet bewijzen’. Jij stelt dat er een overeenkomst is gesloten, dus moet je dat ook bewijzen. Daarbij kan je problemen tegenkomen als de debiteur stelt dat er géén overeenkomst is gesloten.
Wat nu als er een mondelinge overeenkomst is gesloten en jij kan dat niet bewijzen? Jij hebt bijvoorbeeld alleen met de debiteur gesproken, er waren geen getuigen bij? Of je hebt via jouw webshop iets verkocht of een dienst geleverd? Als je dan niet duidelijk schriftelijk vastlegt hoe je de bestelling van jouw klant kan bewijzen heb je een probleem. Ik heb dat meegemaakt bij een bedrijf dat opleidingen aanbiedt via internet. Op het moment dat ik een procedure moest gaan voeren omdat de debiteur niet wilde betalen moest ik kunnen bewijzen dat de debiteur zich had aangemeld bij deze opleider. Mijn cliënt kon echter alleen maar een uitdraai uit het eigen computersysteem aanleveren met daarin de gegevens van de debiteur. De rechter vond dit niet voldoende. Er moest duidelijk worden aangetoond dat de debiteur zich had aangemeld. De opleider kon niet bewijzen dat de debiteur zich ook echt zelf had aangemeld en daarom werd de vordering afgewezen. Bewijs van de overeenkomst is dus heel belangrijk!
Hoe kan je nou dit soort problemen voorkomen?
Maak je een mondelinge afspraak, zorg er dan voor dat je de afspraak schriftelijk vastlegt, bijvoorbeeld in een mailtje en vraag de klant om dit mailtje te bevestigen.
Komt de overeenkomst via een webshop tot stand stuur dan eveneens een mailtje aan de klant. Conform de juridische regels voor een webshop ben je hier sowieso toe verplicht bij levering aan consumenten. Als je dit dan toch moet doen, vraag dan om een reply hierop van de klant en geef op je website aan dat de overeenkomst pas tot stand komt wanneer de klant de bestelling schriftelijk heeft bevestigd.
Stuur je je klant een schriftelijke offerte (per post of per mail), zorg er dan voor dat jouw klant nadrukkelijk daarmee heeft ingestemd. Ga dan pas aan de slag!
Zorg voor bewijs van de grondslag van de overeenkomst!
